الف) نامه درخواست

ساختار: دلیل کوتاه ← درخواست مشخص ← مهلت یا نتیجه مورد انتظار.

مثال

با توجه به نیاز واحد بازرگانی به برنامه‌ریزی حمل سفارش شماره ۸۷۴، خواهشمند است تاریخ آماده‌شدن کالا و مشخصات بسته‌بندی را حداکثر تا ۱۴۰۵/۰۶/۰۵ اعلام فرمایید.

ب) نامه پاسخ

ابتدا مشخص کنید پاسخ مربوط به کدام نامه یا درخواست است؛ سپس پاسخ را مستقیم ارائه دهید و اگر اقدامی باقی مانده، آن را مشخص کنید.

نمونه

در پاسخ به نامه شماره ۴۵۷ مورخ ۱۴۰۵/۰۶/۰۱، به اطلاع می‌رساند پیش‌فاکتور اصلاح‌شده بررسی و تایید شد. خواهشمند است نسخه مهر و امضا شده را جهت ادامه فرآیند خرید ارسال فرمایید.

ج) نامه پیگیری

پیگیری باید سابقه، وضعیت فعلی و اقدام مورد انتظار را مشخص کند.

نمونه

پیرو نامه شماره ۴۵۸ مورخ ۱۴۰۵/۰۵/۲۸ درباره اصلاح اسناد حمل، تاکنون نسخه اصلاح‌شده دریافت نشده است. با توجه به نزدیک بودن زمان ورود محموله، خواهشمند است اسناد نهایی حداکثر تا ساعت ۱۵ امروز ارسال شود.

د) یادآوری

در یادآوری، لحن می‌تواند کوتاه‌تر باشد، اما مهلت و موضوع باید روشن بماند.

نمونه

یادآوری می‌شود مهلت ارسال گزارش ماهانه واحدها، پایان وقت اداری ۱۴۰۵/۰۶/۰۴ است. خواهشمند است گزارش مربوطه در مهلت مقرر ارسال شود.

هـ) اعتراض یا اعلام مغایرت

اعتراض حرفه‌ای باید بر واقعیت، سند، اثر مشکل و راه‌حل مورد انتظار تمرکز کند.

نمونه

طبق سفارش شماره ۵۱۲، بسته‌بندی کالا می‌بایست ۲۵ کیلوگرمی باشد؛ با این حال، در تصاویر ارسالی بخشی از کالا با بسته‌بندی متفاوت مشاهده شده است. خواهشمند است موضوع بررسی و پیش از بارگیری، تأیید کتبی انطباق کامل بسته‌بندی با سفارش ارسال شود.