مدیریت زمان در کسب و کار
از قدیم گفته‌اند که «وقت طلا است»؛ همین ضرب‌المثل نشان میدهد که مفهوم استفاده از زمان، از قدیم هم دغدغه آدم‌‌ها بوده است. چراکه اگر پول‌تان هدر برود، دوباره به‌دست می‌آید. اگر کسب و کاری از بین برود، دوباره میتوان آن را ساخت؛ اما زمان را نمی‌توان به عقب برگرداند.
یکی از بزرگترین چالش‌هایی که در زندگی و کسب و کار با آن مواجه می‌شویم، مدیریت زمان است. وقت کم می‌آوریم و با اینکه همۀ تلاشمان را هم کرده‌ایم، بازهم کارهای عقب افتاده زیادی داریم. به خصوص زمانی که می‌خواهیم چند کار را بطور همزمان انجام دهیم.
برای شروع
برای مدیریت زمان، در درجه اول، توجه به موارد زیر ضروری میباشد:
- باید از خودتان متناسب با توانایی هایتان توقع داشته باشید و هیچ وقت خودتان را با دیگران مقایسه نکنید.
- تقسیم وظایف کنیم؛ در کارهای گروهی، هیچگاه انجام همه کارها توسط یک نفر، عملی نیست، پس با توجه به توانایی های افراد مختلف در هر گروه، وظایف را محول کنید.
- اولویت را به انجام کارهای محول شده به خود قرار دهید و کمک به دیگران را در درجه دوم اهمیت قراردهید؛ درصورتیکه وقت برای کمک به دیگران ندارید، مشخصاٌ بگویید و با خود و بقیه رودربایستی نداشته باشید.
- کارهایمان را اولویت بندی کنید و طبق برنامه پیش بروید و کارهایتان را عقب نیندازید.
- برای حل مسائل کمک بگیرید؛ با زیادی فکر کردن در مورد مواردی که از کنترل ما خارج است، وقت و انرژی تان را هدر ندهید.
تعریف مدیریت زمان
مدیریت زمان یعنی، زمان خود را تقسیم‌بندی کنیم و به هر کار، زمان مشخصی را اختصاص دهیم، بطوریکه بتوانیم به همه کارهای خود برسیم.
مدیریت زمان، یک مهارت است و با تمرین و تلاش به دست می‌آید؛ در مسیر یادگیری این مهارت، هدف‌گذاری کنید و اولویت‌بندی را فراموش نکنید و با برنامه‌ریزی پیش بروید. با مدیریت زمان، برنامه ریزی و نظم بخشیدن به کارها میتوان رسیدن به خواسته ها و موفقیت ها را سرعت بخشید.
اهمیت مدیریت زمان در کسب و کار
دلیل اهمیت مدیریت زمان این است که بتوانید از ساعات کاری خود نهایت استفاده را ببرید و بین کار و زندگی فردی خود تعادل ایجاد کنید.
7 دلیل پر اهمیت مدیریت زمان در کسب و کار:
عملکرد بهتری خواهید داشت
با برنامه‌ریزی روزانه میتوانید بهترین زمان روز را برای انجام کارهای مهم اختصاص دهید و برایشان وقت بیشتری بگذارید.
کارتان را به موقع تحویل می‌دهید
الویت‌بندی و زمان‌بندی کارها موجب میشود که بتوانیم هر کار را در وقت معیّن خودش انجام دهیم.
برای مثال اگر تا پایان ماه برای تحویل پروژه فرصت دارید، مدیریت زمان به شما کمک می‌کند که کارهایتان را به موقع تمام کنید.
کمتر دچار استرس خواهید شد
لیست بلند بالای کارها و پروژه‌‌های انجام نشده موجب ایجاد استرس و نگرانی است. مدیریت زمان در اجرای کارها، با برنامه‌ریزی و زمان بندی درست، به کاهش استرس شما کمک می کند.
برایتان خوشنامی به ارمغان می آورد
مدیریت زمان در زندگی باعث میشود که افراد بیشتر به شما اعتماد کنند. به فردی خوش قول تبدیل می‌شوید که کارهایش را در زمان معین و به بهترین نحو ممکن پیش میبرد.
انگیزه تان بیشتر میشود
رضایتی که هرروز موقع اتمام کار و حذف آن از لیست کارهایتان احساس می‌کنید، و به پایان رساندن لیست کارهای روزانه‌تان، به مرور زمان به شما انگیزه میدهد و اعتماد به نفس‌تان را در انجام کارها بالا میبرد.
کیفیت کارتان بالاتر میرود
از آنجاییکه آن زمان را فقط به انجام یک کار تخصیص داده اید، تمرکزتان در انجام آن کار بیشتر می شود و در نتیجه کار با کیفیت بالاتری به انجام میرسد.
پیشرفت بیش از پیش
مدیریت زمان موجب می شود که وقت بیشتری برای یادگیری مهارت های جدید داشته باشید که خود موجب پیشرفت و مهارت شما می گردد.
به کارگیری روش‌های مدیریت زمان، درست مثل رانندگی است که پس از مدتی در آن حرفه‌ای می‌شوید و بی آنکه حواستان باشد، ساعت‌ها رانندگی می‌کنید. برای مثال، فرض کنید که قبل از جلسۀ ساعت 6 عصر، یک ربع زمان دارید. پس مانند حرفه‌ای ها، به جای شروع کردن یک کار زمان‌گیر، چندین کار کوچک را انجام می‌دهید و با خیال راحت به جلسه خود می‌رسید.
بهترین روش‌های مدیریت زمان در کسب و کار
- برنامه‌ریزی های خود را بنویسید
بر اساس اولویت‌هایتان یک چک لیست بنویسید و مشخص کنید که در هر ساعت می‌خواهید چه کاری انجام دهید. برای کارهایتان یک ساختار ثابت داشته باشید. مثلاً صبح‌ها ایمیل‌هایتان را چک کنید و عصرها استراتژی مارکتینگ بنویسید.
- از چیزهایی که حواستان را پرت می کند دوری کنید
حواس پرتی‌‌ها حسابی وقت‌مان را هدر می‌دهند. اولین قدم آن است که این عوامل را شناسایی کنید و هرجور شده جلوی آنها را بگیرید. یکی از شایع‌ترین دلایل حواس پرتی، گوشی موبایل، شبکه‌های اجتماعی و همکاران پرحرف هستند.
- روی یک کار تمرکز کنید
با تمرکز روی یک کار، آن را دقیق تر، کامل تر و بهتر به انجام می رسانیم. درحالیکه وقتی چندین پروژه را به طور همزمان شروع کنید، احتمال اینکه به خوبی انجام نشوند و یا نیمه کاره رها شوند و فراموش شوند، بسیار زیاد است.
- توجه به استراحت کافی
خواب کافی شب و استراحت برای بدن لازم است و استراحت کافی عملکردتان را بالاتر میبرد.
- اولویت‌بندی به روش ماتریس آیزن‌هاور
در این روش برای اولویت بندی، کارها را بر اساس اهمیت و فوریت، اولویت‌بندی می کنیم:
سبز: کارهای ضروری که نهایتاً امروز یا فردا باید انجام شوند را در این قسمت اولویت‌بندی می‌کنیم. مانند انجام کارهای کلیدی یا کارهایی که انجام باقی کارها، وابسته از انجام آن میباشد.
آبی: کارهایی که مهم‌اند، اما آن‌قدرها هم فوری نیستند. این قسمت برای کارهایی است که باید در برنامه کاری خود یادداشت کنید تا در اولویت های بعدی به آنها رسیدگی کنید.
افرادی که همیشه در مدیریت زمان موفق بوده‌اند، عاشق این قسمت از ماتریس‌اند. آنها در این مرحله کارهای مهمی که عجله‌ای برای انجامشان نیست را از فوری‌ها تفکیک میکنند و زمانی را در آینده به این کارها اختصاص می‌دهند.
نارنجی: کارهایی که فوراً باید انجام شوند، اما آن‌قدرها هم مهم نیستند که حتما لازم باشد خودتان انجامشان دهید. یعنی می توانیم آنها را به زمانی دیگر موکول و یا به فرد دیگری محولشان کنیم.
برای مثال تصور کنید قبل از یک جلسۀ مهم، یکی از دوستان‌تان زنگ می‌زند و از شما میخواهد که لطفی در حق‌اش بکنید (خیلی هم عجله دارد)، در این شرایط میتوانید فرد دیگری را به او پیشنهاد دهید یا راه و چاه را به او بگویید تا خودش آن مشکل را حل کند.
قرمز: کارهایی که انجام آنها اهمیتی ندارد و مهم نیستد و هیچ عجله ای هم برای انجامش وجود ندارد را از لیست کارهای روزانه خود حذف کنید و یا حداقل زمانهای طلایی روز خود را به آنها اختصاص ندهید. این دسته کارهای کم اهمیت، که معمولاً باعث کمبود وقت برای کارهای مهم قسمت سبز و آبی می شوند را تشخیص دهید و در اولویت بندی ها، در درجه آخر اهمیت قرار دهید.
از تکنولوژی کمک بگیرید
برای انجام کارها، طبق اولویت بندی تعیین شده، نیاز داریم که بتوانیم ذهنمان را کنترل کنیم و روی انجام هر کار در زمان خودش، تمرکز کنیم؛ طبق اولویت بندی پیش رفته و کاری را از قلم نیاندازیم.
برای اینکار از قدرت تکنولوژی استفاده کنید؛ چراکه با کمک تکنولوژی و نر‌م‌افزارهای مختلف میتوانید راحتتر برنامه ریزی کنید، برای خود و یا همکارانتان یادآور تنظیم کنید و کارهایتان را آسان‌تر و در زمان مناسب شان انجام دهید. برای اینکار نرم‌افزارها، برنامه‌ها و سرویس‌‌های آنلاین زیادی هستند که میتوانید از آنها کمک بگیرید.
از جمله نرم افزارهایی که در محیط های کاری جهت ساماندهی کارها مورد استفاده قرار می گیرند میتوان از نرم افزارهای CRM و یا اپلیکیشن های گوگل کلندر، گوگل شیت و … نام برد که این نرم افزارها، به افراد و شرکت ها در زمینه مدیریت کارهای فردی و گروهی کمک شایانی میکنند. بعنوان مثال در گوگل کلندر می توانید برای خود یا دیگران یادآور تنظیم کنید، کارهای مهم خود و تیم تان را ثبت و پیگیری کنید و با تعیین ساعت و تاریخ انجام کار، آنها را اولویت بندی کنید.
برداشتی از مقاله شرکت نوین