در هر کار و پیشه ای هوشمندانه تر کار کردن و نه سخت کار کردن میتواند برای کارکرد عمومی شما سود بخش باشد و بهره وری و بازده شما را بهبود ببخشد و در عین حال از استرس شما بکاهد و انجام وظایف و مسئولیت هایتان را برایتان تسهیل کند.
در این مقاله، اهمیت کار هوشمندانه تر و نه سخت تر، را مورد بحث قرار داده و 16 راهکار برای حصول آن را با شما به اشتراک می گذاریم.
هوشمندانه تر کار کردن و نه سخت تر کار کردن از چه رو مهم است؟
فراگیری این موضوع از چندین جهت برای شما سودبخش است، و از جمله موارد زیر را در بر می گیرد:
بهره گیری را افزایش می دهد: به شما امکان می دهد تا وظایف را ترکیب کرده و در دراز مدت بهره وری تان را افزایش دهید.
انرژی تان را ذخیره می کند: باعث می شود که دیگر هیچ کار اضافی انجام ندهید، بنابراین می توانید زمان و انرژی بیشتری داشته باشید. این به طور خاص هنگامی سودمند است که شما می باید وظایف برانگیزی را کامل کنید.
انگیزه را افزایش می دهد: تکمیل مسئولیت هایتان به طور موثر، به شما انگیزه لازم برای ادامه ی کار را می دهد و موجب بهبود عملکردتان می شود، اعتماد به نفس شما را افزایش می دهد و استمرارهای شما را برجسته و نمایان میکنند. وقتی توانایی انجام وظایفتان را با تلاش کمتر بدست بیاورید، دیگران به شما به چشم یک فرد باارزش و مفید خواهند نگریست.
داشتن یک برنامه مشخص در صبح به شما برای آماده شدن برای روز کمک می کند. شما دقیقا می دانید که هنگامی که از خواب بیدار می شوید، باید انتظار چه چیزی را داشته باشید و بنابراین شما آرام، برای کار آماده می شوید. “روال صبح” شما می تواند از هر چیزی که شما لذت می برید، از قبیل، قدم زدن دور محوطه ی زندگیتان و محله و یا نوشیدن یک فنجان قهوه خوب باشد.
یک و یا چندین فعالیت را که می توانند در بهبود روحیه تان و کاهش استرس به شما کمک کند، انتخاب کنید. حال شما با هیجان و پر انرژی منتظر شروع روز کاری خود هستید.
ایجاد چنین لیستی می تواند به شما کمک کند که منظم و سازمان یافته باشید، اما هنگامی که آنها خیلی طولانی باشند میتوانند موجب سردرگمی گردند.
سعی کنید هر روز یک لیست جدید درست کنید که شامل دو و یا سه وظیفه مهم باشد، سپس زمانی که یک کار را تکمیل کرده و از لیست خط میزنید، شما احساس خلاق بودن و بیشتر انگیزه خواهید کرد.
ایجاد یک لیست منظم از کارهایی که باید انجام دهید، همچنین به شما امکان می دهد تا پروژه هایتان را به موقع و طبق برنامه به پایان برسانید.
در حالیکه یک روال صبحگاهی با یک نکته مثبت روز شما را آغاز می کند، یک “روال پایانی” می تواند کمک کند که روزتان را به خوبی به پایان برسانید. انجام وظایف سازنده در “روال پایانی”، از قبیل مرتب کردن میزتان یا خاموش کردن کامپیوترتان، تضمینی است بر اینکه در روز بعد شما آغاز خوبی خواهید داشت. رفتن به محیط کاری تمیز و منظم، به شما امکان می دهد تا به محض رسیدن به محیط کار، پربار و سازنده باشید.
جهت تمرکز بهتر بر روی کارتان، خوب است که بر روی تقویم خود زمان های استراحت خود رامشخص کنید، که می تواند، چند ساعت در هفته، یا یک روز کامل باشد. این کار جلوی پرت شدن حواستان را می گیرد و به شما کمک می کند که از زمان کاریتان جهت انجام کارها بهره بهتری ببرید.
هنگامی که سرتان مشغول است، به تاخیر انداختن پاسخ نامه ها و یا مکاتبات کاری می تواند وسوسه انگیز باشد. ولی این امر می تواند موجب انباشت ایمیل ها و تماس های تلفنی شود، که میتواند بدین معنی باشد که بعدا شما نیاز به سپری کردن وقت بیشتر برای پاسخگویی به هر یک پیدا خواهید کرد. برای خود برنامه و هدفی بگذارید که بر طبق آن ظرف 24 ساعت، جواب دادن به ایمیل ها و تماس های بی پاسخ و از دست رفته را آغاز کنید. این به شما امکان می دهد تا اول کارهای آسان خود را از لیست تان حذف کنید و سپس مطمین شوید که طرف های کاری تان خرسند و راضی هستند.
اندازه گیری اینکه شما چقدر خلاق و موثر هستید با نگاه به زمانی که برای هر یک از کارها صرف کرده اید، می تواند دلسرد کننده باشد. بجای آن، بهره وری و موثر بودنتان را با نگاهی بر نتایجتان اندازه گیری کنید، فارغ از اینکه تا چه انداره کوچک هستند.
نگاه کردن به لیستتان در پایان روز به شما کمک می کند که احساس کنید تا چه اندازه مجرب و ماهر و با انگیزه هستید، و این شما را تشویق می کند تا روز بعد هم با حفظ تمرکز و نظم، کار کنید.
سو تفاهم میان شما، همکارانتان و مشتری هایتان می تواند موجب از دست رفتن زمان ارزشمندی در سرکار گردد. برای پیشگیری از این موضوع، مهارت های ارتباطی گفتاری و نوشتاری خود را افزایش دهید. بر روی مهارت “گوش دادن” از طریق صحبت با تعداد مردم بیشتر و شنیدن آنچه آنها می گویند، کار کنید. یقین کنید که هنگام صحبت با دیگران حواستان به تلفن یا کارهایتان پرت نمی شود، چرا که این نشان دهنده بی احترامی و عدم توجه به فرد مقابل شماست و در روابط تان اثر منفی می گذارد.
برای بهبود و پیشرفت مهارت ارتباطی نوشتاری تان، نوشتن ایمیل های مختصر و کوتاه دوستانه را تمرین کنید. بدین ترتیب تضمین می کنید که مخاطب، کلیه اطلاعات موردنیاز را دریافت کرده و همزمان احساس می کند که مورد قدردانی قرار گرفته است. بهبود بخشیدن مهارت های ارتباطی تان به شما امکان می دهد که راحت تر با دیگران همکاری کرده و روابط حرفه ای و کاری قویتری بنا کنید.
اگر شما جلسه ای را رهبری می کنید، یقین حاصل کنید که تا حد امکان سازنده و کارآمد باشد. پیش از “جلسه” طرحی کلی برای آنچه می خواهید بحث کنید و اهدافی که امید به دست یابی آنها دارید، ایجاد کنید و جلسه را با گزارش فشرده ای از جلسه و لیستی از کارهایی که لازم است حضار و شرکت کنندگان کامل نمایند، به پایان برسانید. این کار موجب میشود که جلسه مختصر و همزمان مفید گردد.
تقسیم زمان خود به بخش های کوچکتر، مثلا بخش ها و قسمت های 90 دقیقه ای و یا 2 ساعته، می تواند به شما کمک کند تا سازنده تر باشید. تمرکز کردن در بازه های ها زمانی کوتاه تر آسان تر است، بنابراین اگر شما بخشی از کارتان را برای دوره زمانی اختصاص دهید، نتایج بهتری کسب خواهید کرد. در بین هر یک از بازه های زمانی برنامه ریزی شده برای کارتان، استراحت مختصری کنید تا تمدید قوا نمایید، چراکه به شما کمک می کند پس از، از سرگیری کار همچنان متمرکز باقی بمانید.
تمرکز خود را حفظ کنید. نقشه ای برای آنچه که امید دارید در هر بازه زمانی بدست آورید، طرح کنید و حواس پرتی خود را به حداقل برسانید. این می تواند شامل بی صدا کردن گوشی تان، بستن ایمیل هایتان و یا دوری از هر موضوع متفرقه دیگری باشد.
یک مهارت اساسی برای هوشمندانه تر کار کردن و نه سخت تر کار کردن، مدیریت زمان است. با مدیریت خوب زمانتان، می توانید ضرب العجل را به موقع به انجام رسانیده و وظایف کاریتان را تکمیل نمایید. چندین راه برای بهبود ارتقای “مهارت مدیریت زمان” وجود دارد. به عنوان مثال می توانید وظیفه تان را زودتر شروع کنید و از به تعویق انداختن آنها پرهیز کنید.
هنگامی که کارهای زیادی برای تکمیل و انجام دادن دارید، قبل از پذیرفتن کارها و وظایف جدید موضوع را با همکارانتان در میان بگذارید و زمان بندی تحویل را اعلام کنید. این موضوع به کاهش استرس شما نیز کمک خواهد کرد. کارها و وظایف جدید محوله را مدیریت کنید، تکنیکی را بیابید که به شما کمک می کند و همواره تلاش کنید تا مهارت مدیریت زمان خود را بهبود ببخشید.
راه دیگری برای بهبود و پیشرفت مهارت مدیریت زمان و بهره وری به طور کلی، متوقف کردن انجام همزمان چند کار و چند وظیفه است. هنگامی که شما کارها و وظایف زیادی برای انجام دارید، تلاش برای تمرکز بر روی چندکار به طور همزمان میتواند وسوسه انگیز باشد. در حالیکه جابجایی از یک کار به کار دیگر در حقیقت می تواند موجب اتلاف وقت شود، چراکه مغز انسان برای انتقال تمرکز از کاری به کار دیگر، به زمان نیاز دارد.
سعی کنید به جای این کار، بر روی یک کار تمرکز کنید تا اینکه آن را تکمیل نمایید و سپس به سراغ کار بعدی بروید.
در عین اینکه مهم است که ضرب العجل های واقع گرایانه داشت، اما تعیین ضرب العجل بیش از حد طولانی می تواند به طولانی تر شدن انجام پروزه بیانجامد، بعنوان مثال اگر شما می دانید که موعد مقرر کاری چند هفته ی آینده است، می توانید انجام آن را در اولویت قرار ندهید، ولی برای انجام آن “موعد مقرر” کوتاه تری قرار دهید، که طبق آن، کار شما سریعتر انجام می شود، این روش موجب بهبود بهره وری و کارآیی شما می گردد.
اگر استرس داشته و یا خسته هستید، تمرکز بر روی کار برایتان مشکل تر می شود. با تمرین تکنیک های مدیریت استرس، مراقبت از خود را در اولویت قرار دهید. مدیریت استرس برای هر شخص متفاوت می باشد، اما فعالیت هایی همچون مطالعه، یوگا، مدیتیشن و یا گوش دادن به موسیقی، همگی می توانند تاثیری آرامش بخش در کنترل استرس شما داشته باشند. تکنیکی را بیابید که برای شما جواب می دهد و بخشی از روزتان را به “استرس زدایی” و بهبود کلی سلامت فیزیکی و ذهنی تان اختصاص دهید.
تا می توانید جهت وظایف و کارهایتان از کامپیوتر و نرافزارهای کمکی که در اختیارتان قرار میدهد، کمک بگیرید. از کامپیوتر ها، نرم افزارها و امکانات موجود استفاده کنید، اینها به شما کمک می کنند که کارهایتان را مشخص و روشن برنامه ریزی کرده و نتیجتاً به شما امکان می دهد که بر روی کارهای پر چالش تر تمرکز کنید. کارها و به عنوان مثال لیستی از کارهای معمولی و روزمره ی خود تهیه کنید، با کمک یادآورها، یادداشت ها و نرمافزارهای کمکی، زمان رسیدگی به این کارها را کوتاه تر کرده و برای خود، زمان ذخیره نمائید.
هنگامی که شما تعدادی کار ها و وظایف مشابه دارید، مثل پاسخگویی به ایمیل ها، بایگانی مدارک و حضور در جلسات و …، اگر آنها گروه بندی کنید، به شما کمک می کند تا موثرتر کار کنید. بجای عقب و جلو رفتن در بین کار های متفاوت، می توانید به طریق آسانتری بر روی کار خود تمرکز کنید. تکمیل کردن یک گروه از کار های مشابه احساس رضایت از انجام آنها را در پی خواهد داشت و این خود به شما انگیزه بیشتر برای ادامه کار می دهد.
تمیز و مرتب نگه داشتن “میز کارتان” تمرکز بر روی کار را برایتان آسان تر کرده و کمک می کند که شما “هوشمندانه تر” و نه “سخت تر” کار کنید. برای اینکه از نامرتب و شلوغ شدن محیط کار پیشگیری کنیم، حتما آن را به صورت هفتگی و یا روزانه نظافت کنید. به عنوان مثال می توانید کاغذهایی را که سر جایشان نیستند در پوشه قرار داده و از یک “دیوایدر” در کشوهایتان و برای مرتب کردن آیتم های کوچکتر استفاده کنید و بطور هفتگی چیزهایی را که نمی خواهید، دور بریزید.
منبع: indeed
به دلیل اختلالات پیش آمده در اینترنت، کد تایید ممکن است با کمی تاخیر برایتان ارسال شود.
با تشکر از صبر و شکیبایی شما.